Datenschutzordnung der DLRG Ortsgruppe Bad Neuenahr-Ahrweiler e.V.
§ 1 Grundlage
Nach Erlass einer Datenschutzordnung durch den DLRG Landesverband Rheinland-Pfalz e.V. am 08.09.2018 gilt diese auch in den Untergliederungen des Landesverbandes.
Da nicht alle Sachverhalte und Bezeichnungen in allen Gliederungen identisch sind, wurde die Datenschutzordnung des Landesverbandes an die Erfordernisse und Bezeichnungen des DLRG Bezirks Rhein-Mosel e.V. angepasst und am 24.10.2018 vom Bezirksvorstand erlassen.
In der Vorstandssitzung vom 19.11.2018 hat der Vorstand der DLRG Ortsgruppe Bad Neuenahr-Ahrweiler e.V. (im folgenden kurz DLRG-OG) die entsprechend angepasste Datenschutzordnung für die Ortsgruppe erlassen.
Sachliche Inhalte und Forderungen nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wurden übernommen. Durch entsprechende Änderungen in den Bezeichnungen gilt diese Datenschutzordnung hiermit für die DLRG-OG.
§ 2 Regelungsbereich
(1) Die Datenschutzordnung der DLRG-OG regelt auf Grundlage der EU- DSGVO und der landes- und bundesrechtlichen Bestimmungen verbindlich den Umgang mit Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse (personenbezogene Daten) durch das Erheben und Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen und Nutzen) solcher Daten in elektronischen und manuellen Systemen.
(2) Zu den geschützten Daten gehören neben den personenbezogenen Daten der DLRG-Mitglieder auch Daten zu Personen, die zur DLRG-OG in einem vertraglichen oder sonstigen Verhältnis stehen (z.B. externe Kursteilnehmer, Beitragszahler für jugendliche Mitglieder und Kinder, Lieferanten, Sponsoren u.a.). Alle Daten werden elektronisch und in manuellen Systemen gespeichert und verarbeitet.
§ 3 Nutzung der Daten und Verantwortlichkeit
(1) Personenbezogene Daten dürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke der DLRG-OG erhoben, verarbeitet und genutzt werden (§ 26 Abs. 1 Nr. 1 BDSG bzw. Artikel 6 EU-DSGVO)
(2) Darüber hinaus dürfen Daten von Mitgliedern und Nichtmitgliedern (z.B. externe Seminarteilnehmer, Handwerker und Lieferanten usw.) gespeichert und verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke sowie der Wahrnehmung berechtigter Interessen der DLRG-OG erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass der Betroffene ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung seiner Daten hat (§ 28 Abs. 1 Nr. BDSG bzw. Art. 6 EU-DSGVO).
(3) Die Daten dürfen nur von DLRG-Mitgliedern oder Mitarbeitern genutzt werden, deren Tätigkeit einen Zugriff auf die Daten notwendig macht. Der Zugriff auf die gespeicherten Daten ist nur in einem Umfang zulässig, wie es für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist.
(4) Verantwortlich und zuständig für die Erhebung und die Verarbeitung der Daten ist der Vorsitzende.
(5) Zum zugangsberechtigten Personenkreis gehören:
- der/die Vorsitzende und der stellv. Vorsitzende,
- der Schatzmeister,
- die Technischen Leiter Einsatz und Ausbildung und deren Vertreter,
- und die mit der Mitgliederverwaltung beauftragte Geschäftsführung.
(6) Weiteren Vorstandsmitgliedern sowie Funktionsträgern wird die Nutzung der gespeicherten Daten für ihren Funktionsbereich im Einzelfall gewährt.
(7) Die Mitglieder der DLRG-OG, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben, sind vor Erteilung des Zugriffs auf das Datengeheimnis und die Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen aus der EU-DSGVO sowie den Bundes- und Landesdatenschutzgesetzen zu verpflichten. Die Verpflichtung ist zu dokumentieren und revisionssicher aufzubewahren.
§ 4 Mitgliederdaten
(1) Für Zwecke der Mitgliederverwaltung werden bei Eintritt eines Mitgliedes oder im Rahmen einer nachträglich erforderlichen Ergänzung erhoben:
- Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Familienstatus
- Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung
- Eintrittsdaten bei der örtlichen Gliederung
(bei Minderjährigen mind. ein Erziehungsberechtigter).
(2) Zur Tätigkeit eines Mitgliedes in der DLRG OG Bad Neuenahr-Ahrweiler e.V., zur ordnungsgemäßen Durchführung von Einsätzen sowie auch zur Wahrung der Fürsorgepflicht der DLRG gegenüber dem Mitglied können folgende weitere Daten erhoben werden:
- Daten über Ausbildung / Prüfungen (Ausbildungsnachweise, Sportausweise usw.),
- Daten zum Gesundheitszustand (einschl. Vorerkrankungen, Allergien, Medikamente),
- ärztliche Bescheinigung über die Tauglichkeit für bestimmte Tätigkeiten,
- Name, Telefonnummer und Mail-Adresse des Arbeitgebers,
- Name, Anschrift und Telefonnummern von nahen Angehörigen,
- ggf. weitere personenbezogene Daten (z. B. Einverständniserklärungen usw.).
§ 5 Daten bei Notfällen und Wasserrettung
(1) Für Zwecke der Erstellung von Einsatzprotokollen, zur Einsatzdokumentation und bei sonstiger Notwendigkeit (z.B. Transportbelegen, Abrechnungen usw.) können Daten von Betroffenen durch die jeweiligen Einsatzkräfte in einem zu führenden Nachweis erhoben werden.
Neben den Daten aus § 4 Abs. 1 und 2 sind dies unter anderem:
- Einsatzdatum und Einsatzort, Einsatzanlass,
- durchgeführte Maßnahmen (z. B. Erstbefund, Messwerte, Verletzungen, usw.)
- Kostenträger (Kassennummer, Versicherungsnummer)
§ 6 Weitergabe von Daten
(1) An andere als in § 3 Abs. 5 und 6 genannten DLRG-Mitgliedern der DLRG-OG dürfen personenbezogene Daten im Einzelfall nur weitergegeben werden, wenn das auskunftsersuchende Mitglied ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht und kein Grund zu der Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung seiner Daten (§ 28 Abs.1 Nr. 2 BDSG bzw. Art. 6 EU-DSGVO) besteht. Bei Funktionsträgern besteht das berechtigte Interesse durch ihre Aufgabenstellung sowie für die Durchführung von Schulungen und Übungen aller Art.
(2) Eine Veröffentlichung oder Weitergabe personenbezogener Daten (auch Lichtbilder von und bei Veranstaltungen) ist in Einzelfällen durch die Weiterleitung von Mitgliedsdaten an Dritte (insbesondere an Wirtschaftsunternehmen oder Medienvertreter) nur zulässig, wenn eine Einwilligung des oder der einzelnen betroffenen Mitglieder vorliegt.
(3) Personenbezogene Daten dürfen neben der Verwendung für Satzungszwecke auch insbesondere für Zwecke von Kostenerstattungen, zur Bearbeitung von Versicherungsfällen und im Rahmen von Ehrungen an andere Verbandsebenen (Krankenkassen, Versicherungen, Bezirk, Landesverband, Bundesgeschäftsstelle, andere DLRG-Einrichtungen, Sportbund und Verbandsebenen usw.) übermittelt werden.
(4) Eine Übermittlung hat zu unterbleiben, wenn das betroffene Mitglied berechtigte Einwendungen gegen die Weitergabe der Daten erhebt und durch die Unterlassung der Übermittlung keine rechtlichen Pflichten der DLRG verletzt werden.
§ 7 Sperrung und Löschung von Daten
(1) Um eine weitere Verarbeitung und Nutzung einzuschränken oder unmöglich zu machen, sind die erhobenen Daten unter den nachstehenden Voraussetzungen zu sperren oder zu löschen. Das Sperren hat durch eine hierfür geeignete Kennzeichnung bzw. Auslagerung der Daten zu erfolgen. Durch Löschung sind die Daten dauerhaft und unumkehrbar unkenntlich zu machen.
(2) Personenbezogene Daten dürfen nur solange gespeichert werden, wie dies der Satzungszweck erfordert. Nach Wegfall der Zweckbestimmung (z.B. Austritt, Ausschluss oder Tod eines Mitgliedes) sind die Daten unverzüglich zu sperren und nach Wegfall der Voraussetzungen nach § 35 BDSG und Artikel 17 (3) der EU-DSGVO zu löschen
(3) Aufbewahrungs- und Löschfristen richten sich nach Vorgaben der EU-DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz und den Satzungen und Ordnungen der DLRG.
(4) Sofern von der DLRG-OG erhobene und gespeicherte personenbezogene Daten nachweislich unrichtig sind, hat der Betroffene einen Anspruch auf Berichtigung. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten zu sperren, soweit ihre Richtigkeit von Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit feststellen lässt.
(5) Die DLRG-OG stellt sicher, dass die zu löschenden Daten z. B. durch mehrfaches Überschreiben, den Einsatz entsprechender Computerprogramme oder durch Zerstörung der Datenträger unumkehrbar unlesbar gemacht werden. Schriftliche Unterlagen sind durch geeignete Geräte zu vernichten.
(6) Ist eine Löschung der personenbezogenen Daten wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich, reicht eine dauerhafte Sperrung der Daten aus. Das Gleiche gilt, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Löschung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.
§ 8 Sicherheitsvorkehrungen
(1) Die zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten genutzte Rechner sind durch geeignete Maßnahmen so zu sichern, dass nur die mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten berechtigte und/oder beauftragte Mitglieder der DLRG-OG Zugang zu diesen Rechnern haben.
(2) Der Zugang zu den Rechnern bzw. den Datenbeständen der DLRG-OG ist durch die Vergabe von Passwörtern auf diejenigen Mitglieder oder Mitarbeiter zu beschränken, die zur Erfüllung ihrer jeweiligen Funktion einen solchen Zugang benötigen, wobei dieser auf die hierzu unbedingt notwendigen Daten zu beschränken ist.
(3) Sofern Mitglieder personenbezogene Daten mit Zustimmung des Vorsitzenden auf ihren privaten Rechnern (einschließlich Laptop, Notebooks, Handys usw.) speichern und nutzen, ist dies nur für satzungsgemäße Zwecke und nur zur Ausübung der konkreten Funktion zulässig. Beim Ausscheiden aus der Funktion hat das Mitglied die Daten unverzüglich zu löschen, sofern vom Vorsitzenden keine externe Speicherung für erforderlich gehalten und veranlasst wird.
(4) Soweit die Daten in einer Zentralen Mitgliederverwaltung gespeichert und verarbeitet werden, ist die Datenverarbeitung in einem nach ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum sicher zu stellen und die Sicherungsvorkehrungen durch vertragliche Verpflichtungen des Rechenzentrums (Auftragnehmer) festzulegen.
§ 9 Auskunftsrechte
(1) Jedes Mitglied hat das Recht, Auskunft über die zu seiner Person gespeichert Daten, deren Herkunft, den Zweck der Speicherung und die Empfänger, an die Daten weitergegeben wurden zu verlangen (§ 34 Abs.1 BDSG)
(2) Das Ersuchen ist schriftlich per Post oder über Mail an den Vorsitzenden der DLRG-OG zu richten. Die Art der personenbezogenen Daten, über die Auskunft begehrt wird, ist näher zu bezeichnen.
§ 10 Weitere Regelungen
Der Vorstand wird ermächtigt, weitere Regelungen und Verfahrensanwendungen zur Ergänzung dieser Datenschutzordnung durch Vorstandsbeschluss in Kraft zu setzen.
Ein Datenschutzbeauftragter wird durch den Vorstand ggf. zu einem späteren Zeitpunkt bestellt.
Bad Neuenahr-Ahrweiler, den 19.11.2018